Het allround schoonmaakbedrijf Okee Bedrijfsdiensten uit Alphen aan den Rijn gebruikt het TranspaClean platform voor zijn kritische en veeleisende opdrachtgevers. Michael Zevenhoven, operationeel manager bij Okee: “We werken als middelgroot en veelzijdig schoonmaakbedrijf in kantoren, keukens, fabrieken, scholen, VvE’s en woningcorporaties. Grofweg in het gebied tussen Amsterdam en Utrecht. TranspaClean vinden we een erg prettig systeem om mee te werken. Veel van onze klanten eisen transparantie en inzicht en TranspaClean doet precies dat. Onze opdrachtgevers kunnen ons hele werkproces in de app volgen en zien wat we doen of wat we gedaan hebben. Zie zien datum en tijdstip van uitvoering en wie het werk heeft gedaan. Ook de gebouwgebruikers van de locaties die we schoonmaken hebben toegang tot hun eigen schoonmaakomgeving. Dit zijn bijvoorbeeld bewoners, medewerkers en leerkrachten. Ze kunnen digitaal achteraf en zelfs live alles zien in de app en dit scheelt veel vragen. En het voorkomt misverstanden over wat er wel en niet is afgesproken om schoon te maken. Zo kan er een klacht komen over iets dat naar hun mening niet is uitgevoerd terwijl het niet in het contract staat. De melder kan dit natuurlijk ook zelf zien, maar we kunnen nu binnen enkele seconden ieder twijfel hierover wegnemen. Dan wordt een “klacht” ineens een verzoek om extra werk. Die taak kan, eventueel na autorisatie door de opdrachtgever, direct vanuit de melding ingepland worden. Na uitvoering ontvangen melder én opdrachtgever automatisch per e-mail terugkoppeling over de uitvoering. Ook belangrijk is dat onze schoonmakers prettig met het systeem werken. Ze zien echt het voordeel voor henzelf: ze vinden het fijn om taken af te kunnen vinken en ze kunnen gemakkelijk een foto bij een uitvoering plaatsen of een verhindering melden. Zo laten ze zien wat ze hebben gedaan en het voorkomt dat ze ten onrechte het verwijt krijgen hun werk niet goed doen.”

Het scheelt tijd en discussies

Zevenhoven vervolgt: “We hebben dankzij de app veel minder gedoe. We hebben nauwelijks meer onterechte meldingen en dat scheelt tijd en discussies, zowel bij de klant als bij ons. De kwaliteit van de meldingen is daarbij verbeterd en ze komen zonder omwegen direct bij ons terecht. We zien precies op welke locatie of voor welke ruimte het probleem gemeld is. Vervolgens kunnen we direct vanuit de melding een extra taak inplannen in het bestaande rooster. Dat is een verbetering vergeleken met vroeger toen een klacht over allerlei schijven gaat, bijvoorbeeld via de gebouwbeheerder naar de servicedesk van de opdrachtgever, dan naar ons hoofdkantoor vandaaruit naar de rayonmanager, de planner, om uiteindelijk bij de schoonmaker terecht te komen. Als je na drie weken hoort dat ergens drie blikjes drank in het portiek stonden, kun je daar niets meer mee.” TranspaClean houdt behalve het type melding, automatisch de reactietijd op meldingen bij. De KPI-rapportage toont hoe snel meldingen worden afgehandeld.

Aantoonbaar nieuwe opdrachten

TranspaClean kost niet veel en alleen per actieve uitvoerder. Het vergt natuurlijk een investering qua inrichting, maar levert ook veel op: “Het gaat dan het niet om de mogelijke financiële winst, dat is lastig te berekenen. Veel waardevoller is dat onze klanten dik tevreden zijn. Daardoor worden contracten verlengd en raden ze ons aan bij anderen. Het levert ons aantoonbaar opdrachten op. Daarbij is inzicht en transparantie vaak een criterium bij potentiële opdrachtgevers. Steeds meer opdrachtgevers willen een digitale verantwoording van wat we doen en dat we daar transparant over rapporteren. De RAI vond het een doorslaggevend pluspunt dat we met TranspaClean werken. Er is daar veel hygiëne schoonmaak en dat moet nauwgezet verantwoord worden, zonder dat ze er naar hoeven omkijken. En ze eisen heldere rapportage van wat er is gebeurd en hoe het is verlopen. In TranspaClean kunnen we die rapportage eenvoudig genereren, op basis van heldere KPI’s. Een ander voordeel van TranspaClean is dat het bedrijf het hele aanbestedingstraject ondersteund. TranspaClean helpt bij de behoefteanalyse van de RAI en met de juiste inrichtingskeuzes in de app. Ze maakten er een presentatie video van, wat precies aansluit op wat de RAI belangrijk vond en waarin ze zich herkennen. Een ander voorbeeld is dat we door de TranspaClean een kritische klant hebben kunnen behouden. Een groot vastgoedbedrijf wilde het contract opzeggen, omdat het ze niet duidelijk was wat we deden voor hun geld. We hebben toen direct deze klant een eigen TranspaClean toegang gegeven zodat ze konden zien wat we deden. Ze hebben de opzegging 6 maanden uitgesteld om de app een kans te geven en waren al snel overtuigd. Inmiddels onderhouden we veel meer panden voor ze.“