De herkenbare welles-nietes discussies… Het probleem begint meestal door de verspreidde vastlegging van belangrijke informatie met betrekking tot de uitvoering. Bijvoorbeeld papieren roosters die niet meer actueel zijn en belangrijke meldingen of opmerkingen die verspreid zijn via whatsapp, email, Post-it briefjes en handgeschreven schriftjes. Kortom talloze afspraken en meldingen waarvan niemand precies meer weet waar, hoe en waarom deze zijn vastgelegd. Het resultaat hiervan?

• Verschillende verwachtingen
• Miscommunicatie
• Opstapeling van frustraties
• ‘Maar wat doen op eigen initiatief’

Toch is dit eenvoudig op te lossen door digitale afvink lijsten te borgen op een centrale plek en beschikbaar te stellen voor alle betrokkenen.

Iedereen kijkt naar dezelfde schoonmaak lijst

Afspraken over werkzaamheden tussen dienstverlener en opdrachtgever kunnen worden ingevoerd in TranspaClean. Geef vervolgens alle betrokken personen toegang tot de aangemaakte digitale afvink lijst. Desbetreffende schoonmaak medewerker ziet in de app een overzicht van de lijst(en) per locatie/complex. Wanneer de medewerker de lijst opent dan kunnen de verschillende werkzaamheden hier worden afgevinkt. De afgevinkte werkzaamheden worden direct zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot de lijst.

Minder klachten over de schoonmaak

In de meeste gevallen gaan klachten over werkzaamheden die al een tijd niet zijn uitgevoerd. De melder bedoelt eigenlijk aan te geven dat een onderdeel nodig weer een keer moet worden gedaan. Het slimme meldsysteem leidt de melder eerst naar de actuele planning zodat diegene wordt verplicht om even te kijken wat er op de planning staat. Is de taak waar de melding over gaat pasgeleden afgevinkt door de schoonmaak medewerker, dan kan het een terechte klacht zijn. Echter wordt de klacht meestal door de melder veranderd naar een vraag of voorstel extra werk. Misschien moet de frequentie van dat onderdeel gewijzigd worden van om de week naar wekelijks?

Reken af met onwetendheid

Alle betrokken personen kunnen zien wat de afspraken zijn en hoe de afspraken worden nageleefd.

• De schoonmaak medewerker ziet per dag en week wat voor werkzaamheden er weer aan de beurt zijn.
• De manager ziet in een overzichtelijk dashboard de status van afgevinkte schoonmaak lijsten.
• De opdrachtgever ziet alle afspraken overzichtelijk terug in een jaarrooster. Hoe de afspraken worden nageleefd kan worden ingezien via de afvink lijst.

Geen werkzaamheden meer te vaak of vergeten

Gedoseerd per dag of per week komen verschillende werkzaamheden terug in het digitale afvink lijst. Op locatie aangekomen kan de schoonmaak medewerker nog even controleren wat er die dag allemaal moet gebeuren. Het kan namelijk zo zijn dat een opdracht die maar 4x per jaar moet worden uitgevoerd die week weer aan de beurt is. Deze verschijnt dus automatisch in de app en kan vervolgens worden afgevinkt door de schoonmaak medewerker. Dit geeft rust en controle voor de medewerker dat er niks over het hoofd wordt gezien. Niet meer hoeven nabellen of bepaalde werkzaamheden wel zijn gedaan. Een fijn idee voor manager én medewerker.